Hoe ga je om met een vertrouwenspersoon?

Independent Consultant at Carin Consulting, Interim Management&Training Vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en integriteit

10 juni 2024

Als externe vertrouwenspersoon van een organisatie ben ik er om een uitlaatklep en een veilige plek te bieden aan werknemers die ergens mee zitten. Dit is vooral belangrijk wanneer ze met iets worstelen waar ze niet direct mee naar hun leidinggevende durven te gaan. Mijn rol is niet om problemen op te schalen, maar juist om een moment van reflectie en rust te bieden – een zijstap in plaats van een escalatie.

Een vertrouwenspersoon fungeert als een onafhankelijk en neutraal aanspreekpunt binnen de organisatie. Werknemers kunnen bij mij terecht met uiteenlopende kwesties, variërend van persoonlijke problemen en werkgerelateerde zorgen tot situaties van grensoverschrijdend gedrag of conflicten op de werkvloer. Het is mijn taak om naar hun verhaal te luisteren, hen te ondersteunen en samen na te denken over mogelijke stappen zonder direct in de formele processen van de organisatie te stappen.

Het is helaas niet ongebruikelijk dat HR-adviseurs en leidinggevenden de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon bij een lastig gesprek verkeerd interpreteren. Vaak krijgt dit het label ‘waarom ben je ermee naar buiten gegaan?’. Soms wordt dat zelfs hardop gezegd.

Hierbij wordt vergeten dat werknemers het recht hebben om met een vertrouwenspersoon te praten. De voornaamste reden waarom zij dit doen is meestal simpel: omdat ze zich niet veilig voelen om hun zorgen direct bij hun leidinggevende of HR neer te leggen.

HR-adviseurs zitten bij dergelijke gesprekken vaak ter ondersteuning van de leidinggevende en hebben niet altijd een objectieve positie ten opzichte van het probleem dat de werknemer ervaart. Dit kan de drempel om zich uit te spreken aanzienlijk verhogen, waardoor de rol van de vertrouwenspersoon des te belangrijker wordt.

Het is cruciaal dat de toegang tot een vertrouwenspersoon niet wordt belemmerd door procesafspraken of een escalatieladder. Een vertrouwenspersoon maakt namelijk geen deel uit van de escalatieladder; mijn rol is niet om een officiële klacht te behandelen, maar om te luisteren en te ondersteunen. Werknemers hoeven niet uit te leggen waarom ze naar een vertrouwenspersoon gaan. Dit zou juist de vertrouwelijkheid en het gevoel van veiligheid kunnen ondermijnen dat zo essentieel is voor mijn rol.

Stel je voor, een werknemer, laten we haar Marieke noemen, ervaart intimidatie op de werkvloer door een collega. Marieke voelt zich niet veilig om dit direct met haar leidinggevende te bespreken, omdat ze bang is voor repercussies of omdat de leidinggevende nauw samenwerkt met de betreffende collega. Ze besluit naar mij, de vertrouwenspersoon, te komen. Samen bespreken we de situatie in alle vertrouwelijkheid. Ik bied haar een luisterend oor en help haar nadenken over mogelijke stappen die ze kan nemen, zonder direct naar HR of haar leidinggevende te stappen.

Door onze gesprekken voelt Marieke zich gesteund en begrijpt ze beter welke opties ze heeft. Ze durft het gesprek met de collega niet aan, ook niet met mijn ondersteuning, en besluit uiteindelijk om een informeel gesprek aan te gaan met haar leidinggevende, met de wetenschap dat ze altijd weer bij mij terecht kan voor verdere steun. Dit helpt haar om de situatie aan te pakken op een manier die voor haar veilig en beheersbaar voelt.

Het is van groot belang dat leidinggevenden en HR-adviseurs beter worden voorgelicht over de rol van de vertrouwenspersoon.

Een vertrouwenspersoon is er om een veilige ruimte te bieden voor werknemers en niet om processen te verstoren of problemen op te schalen.

Een vertrouwenspersoon helpt juist om problemen in een vroeg stadium te signaleren en op te lossen voordat ze escaleren tot grotere conflicten of formele klachten.

Door leidinggevenden en HR-adviseurs beter te informeren over hoe zij en de vertrouwenspersoon zich tot elkaar verhouden, kunnen we gezamenlijk werken aan een veilige en ondersteunende werkomgeving. Dit bevordert niet alleen het welzijn van de werknemers, maar draagt ook bij aan een gezonde en productieve organisatiecultuur.

Kortom, de vertrouwenspersoon speelt een essentiële rol binnen de organisatie door een veilige haven te bieden voor werknemers. Het is belangrijk dat deze rol goed begrepen en gerespecteerd wordt door alle betrokkenen, zodat we samen kunnen zorgen voor een omgeving waarin iedereen zich gehoord en gesteund voelt.

Meer weten of training aanvragen? BMW VOOR ELKAAR

Hettie Schuring kan je er meer over vertellen!